Ongeveer 15 jaar geleden kwam ik, min of meer per ongeluk, terecht in het bedrijfsleven. In die jaren heb ik talloze presentaties moeten doorstaan, en het was een groot genoegen mij te ergeren aan de diepgaande saaiheid en onbenulligheid van ca. 80% van die presentaties. Met dat percentage overtreft het flitsende bedrijfsleven het stoffige universitaire onderwijs dan ook in ruime mate. Als jonge hond waagde ik het nogal eens weg te lopen als het echt te erg werd, maar met het vorderen van de leeftijd kwamen tussen droom en daad steeds meer wetten, praktische bezwaren en ook wel financiële belangen te staan.

Dat weglopen lijkt onbeschoft, maar hoe onbeschoft is het niet een uur (of meer!) uit het kostbare leven van mij en mijn medeluisteraars te verspillen met een saaie presentatie? Ik had in dat uur in een mooi boek kunnen lezen of desnoods iets aan mijn werk kunnen doen!

Spontaan begin ik te huiveren als weer eens een directeur, consultant of manager aankondigt ons eerst te vergasten op “een terugblik” of een “overzicht van de resultaten afgelopen periode”, vervolgens … etc. Ik zie mijn geest al weer kruipen. Vele sheets vol met tekst, die braaf opgelezen gaat worden, passeren vooraf al mijn geestesoog. Men heeft de inhoud van een Word document wederom in een Powerpoint presentatie gepropt en het wordt een groepssessie hardop voorlezen. En dan de inhoud: dorre cijfers en letters, hier en daar een grafiekje of komisch dan wel metaforisch bedoeld plaatje.

Hoe zou mij dit ooit moeten boeien? Als je wilt dat ik een boek, verslag of artikel lees, schrijf dat dan, zet het op het intranet en stuur me een linkje! Dan kan ik het in mijn eigen ritme lezen, op het moment dat ik er fit genoeg voor ben. Dan kan ik naar eigen keuze overslaan wat niet interessant voor mij is. Geloof me: er zal door veel collega’s en klanten veel overgeslagen en veel tijd bespaard worden – deze ultieme efficiëntie zou bedrijven toch moeten aanspreken.

Hoe komt het nu dat wij geconfronteerd worden met zoveel saaie presentaties? Veel presentators blinken niet echt uit in taalvaardigheid, zowel mondeling als schriftelijk. Ik vrees dat daar weinig aan te doen is. Zulke mensen moeten een bindend advies krijgen het aantal en de duur van hun presentaties tot een absoluut minimum te beperken. Daarnaast hebben veel mensen gewoon nooit geleerd hoe ze een presentatie moeten houden, zelfs niet als ze op cursus zijn geweest. Dat is waarschijnlijk ook de reden waarom een gemiddelde onderwijzer het doorgaans beter doet, gewend als hij is aan een kritisch en openhartig publiek.

In de mij kenmerkende bescheidenheid wil ik hier wel een aantal tips geven voor presentators. Niet dat ik zelf pretendeer zo’n goede presentator te zijn, maar ik heb inmiddels zoveel kijk- en luisterervaring, dat daaruit wel wat te destilleren is:

1. Hou oprecht van je onderwerp. Fake enthousiasme is al snel voor iedereen zichtbaar. Laat het anders aan iemand anders over, of cancel gewoon de meeting.
2. Update je persoonlijke equalizer: monotoon is dode toon! Westerse mensen hebben een structureel slaaptekort. De monotoon is killing them. Het enige wat ze verhindert om echt onderuit te zakken zijn de vaak vreselijke stoelen: te hard, te recht, te oncomfortabel en daardoor een bron van afleiding en irritatie.
3. Ga niet zitten, en vooral niet onderuit gezakt. Als jij al uitstraalt dat het je niet echt interesseert, wat verwacht je dan van je publiek?
4. Beweeg niet te weinig, praten met handen is niet voorbehouden aan Italianen, dat kunnen wij ook – zolang je er maar geen trucje van maakt.
5. Beweeg niet te veel, dat is namelijk heel irritant en dan lijkt het inderdaad op een trucje.
6. Bereid je verhaal niet te slecht voor: als jij er al weinig tijd en moeite in stopt, wat verwacht je van ons als luisteraar? Ik heb beschamende voorbeelden meegemaakt, waarin een manager een heel rommelige presentatie hield over een onderwerp waar hij/zij totaal geen affiniteit mee leek te hebben. Zeg dan nee tegen die klus.
7. Bereid je verhaal niet te goed voor. Dit is een grote valkuil. Het resultaat is vaak het eerder genoemde, dodelijke saaie boek dat volgens voorspelbare lijnen in een presentatie gestopt is. Te goede voorbereiding doodt de creativiteit van de improvisatie. Improviseren is goed, maakt een verhaal levendig!
8. Less is more. Als je denkt: ik heb maar weinig sheets, het zijn er waarschijnlijk nog te veel. Besef wat je mensen aandoet met 50 sheets, “maar ik zal ze niet allemaal even uitgebreid behandelen”. Ik hanteer als vuistregel: 10 sheets, en liever nog 5. De concentratiespanne van 20 minuten die je op de basissschool had, is echt niet significant méér voor volwassenen.
9. Less is more, deel 2: per sheet minder tekst, meer plaatjes. We kunnen het echt wel zelf nalezen in dat boeiende verslag van je. De plaatjes en de enkele steekwoorden (echt minimaal!) zouden voldoende geheugensteun voor je verhaal moeten zijn. Anders heb je het gewoon niet goed voorbereid of weet je niet waarover je het hebt (vaak zijn beide stellingen tegelijkertijd waar). Directeuren en managers zijn gek op visies en mission statements. Als je die moet voorlezen omdat je hem niet uit je hoofd kent, hoe committed ben je dan zelf eigenlijk ten aanzien van die visie? Hoe geloofwaardig ben je dan?
10. Ga niet kunstmatig “interactief” doen, omdat anderen je hebben verteld dat dat zo hoort. Soms heb je gewoon een verhaal te vertellen. Punt. Nog dodelijker is als je aankondigt dat het “vooral een interactieve sessie” moeten worden waarbij “jullie inbreng van het grootste belang” is – gevoelsmatig is er voor het publiek geen betere trigger om juist onderuitgezakt af te wachten wat jij ons gaat vertellen.

Als je mij ooit ziet weglopen uit een presentatie, onder het mom van een “belangrijk telefoontje” of “ik voel me niet zo lekker”, dan weet je het: ik heb me zojuist stierlijk zitten vervelen en heb weer even droom en daad wat dichter bij elkaar gevoegd.

Disclaimer: Elke overeenkomst met personen uit de werkelijkheid berust op toeval.